Делопроизводство в кадровой службе — для студента

Делопроизводство в кадровой службе - Для студента

Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в документах кадрового делопроизводства. А это, естественно, приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.

Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.

alt

Узнай стоимость своей работы

Бесплатная оценка заказа!

Оценим за полчаса!

Что такое кадровое делопроизводство

Делопроизводство в кадровой службе - Для студентаКадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками.

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ.

Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.

Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту

Делопроизводство в кадровой службе - Для студента

Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

  • формирование личных дел сотрудников предприятия;
  • оформление справок, больничных листок и заявлений;
  • подготовка кадровых приказов;
  • разработка табеля и учёт рабочего времени;
  • сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
  • начисление и расчёт заработной платы и другое.

  Ведение кадрового учета

alt

Узнай стоимость своей работы

Бесплатная оценка заказа!
Читайте также:  Ринц - российский индекс научного цитирования - для студента

Оценим за полчаса!

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

  • рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
  • мониторинг рынка по заработной плате;
  • работа со списком вакансий предприятия;
  • оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

  • оформление оценочных бланков и положений;
  • составление аттестационной характеристики сотрудников.

Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

Как вести кадровое делопроизводство, чтоб оградить компанию от проблем и штрафов

Делопроизводство в кадровой службе - Для студента

  • Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.
  • Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.
  • Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.

Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.

Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства.

Делопроизводство в кадровой службе - Для студентаДля крупных автотранспортных предприятий можно порекомендовать программный продукт для учета ГСМ «АвтоПарк». Это единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием.

Путевой лист является для бухгалтерии главным документом, удостоверяющим правомерность расходов водителя. О том, как ведется учет путевых листов, читайте тут.

В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:

  • Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
  • Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.
  • Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников с распоряжениями.
  • Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки, трудовые и так далее.

  Отстранение от работы

Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Делопроизводство в кадровой службе - Для студента

Подробнее о допускаемых ошибках

1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.

Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.

Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.

«Важно! Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным».

2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.

Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.

Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.

Электронный кадровый документооборот в организации

Делопроизводство в кадровой службе - Для студентаДля упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе электронного документооборота. Преимущества такой системы в работе бесспорны.

  Кадровый резерв

Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.

Соблюдение порядка Делопроизводство в кадровой службе - Для студентаведения кадрового учета и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике многие компании предпочитают обратиться к услугам аутсорсера. О выборе услуг кадрового делопроизводства читайте здесь.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Экономия времени. Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.

С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою подпись в электронном виде. Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.

Уменьшение ошибок. Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Это неполный перечень всех преимуществ этой системы, но, ознакомившись с ними, уже можно сделать определённые выводы.

Подытожив вышесказанное, хочется отметить важность правильного ведения кадрового делопроизводства. Правильно подобранный коллектив отдела кадров будет служить вам надёжным гарантом защиты своих прав и сведения к нулю ошибок при проведении различных государственных проверок.

Источник: https://tvoi.biz/kadry/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Особенности кадрового делопроизводства

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.
Читайте также:  Станислав Гроф - кто это и чем известен, основные постулаты и расширенная картография сознания

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы Выполняемые задачи
Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Делопроизводство в кадровой службе - Для студентаСистема кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);

Источник: http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/

Учебно-методическое пособие по дисциплине «делопроизводство в кадровой службе» Для студентов (стр. 1 из 4)

Министерство образования и науки Российской Федерации

  • Федеральное агентство по образованию
  • МОСКОВСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ ИНСТИТУТ
  • (ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)
  • Кафедра социологии и управления

М.Н. ВРАЖНОВА

  1. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
  2. «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ»
  3. Для студентов
  4. специальности 080505 «Управление персоналом»
  5. Москва

2009 Вражнова М.Н. Учебно-методическое пособие по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе». – М.: МАДИ (ГТУ), 2009. – 35 с.

Содержание

1 Цель и задачи преподавания дисциплины………………………………. 3

2 Требования к уровню освоения содержания дисциплины………. 4

3 Тематический план дисциплины………………………………………………. 5

4 Содержание лекционного курса………………………………………………. 6

5 Содержание практических занятий……………………………………….. 13

6 Контрольные вопросы для подготовки к коллоквиуму……………. 16

7 Вопросы для подготовки к зачету по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе»…………………………………………………………………… 19

8 Рекомендуемые источники информации………………………………. 22

9 Глоссарий основных понятий и терминов……………………………… 24

© Московский автомобильно-дорожный институт (государственный технический университет), 2009

© Кафедра социологии и управления, 2009

© Вражнова М.Н., 2009

  • 1. Цель и задачи преподавания дисциплины
  • Основной целью преподавания дисциплины является формирование у студентов знаний о качественном обеспечении деятельности кадровой службы организации современной системой делопроизводства, а также формирование и закрепление у них навыков эффективной организации делопроизводства и работы с документами.
  • Для достижения поставленной цели в процессе преподавания дисциплины «Делопроизводство в кадровой службе» решаются следующие задачи:
  • · изучаются правила современного делопроизводства и сложившийся опыт подготовки, оформления и ведения всех видов документов с учетом новых законодательных актов и нормативных документов;
  • · дается представление о законодательных актах и нормативно-методических материалах, регламентирующих делопроизводство в кадровой службе;
  • · производится ознакомление с требованиями к оформлению документов, регламентирующих управление персоналом организации в целом и по основным функциональным областям;
  • · даются сведения об основных видах организационно-распорядительных документов и правилах составления документов по всем направлениям деятельности кадровой службы;
  • · рассматриваются особенности и изучаются правила текущего и архивного хранения документов, ведения трудовых книжек;
  • · даются сведения о деловой корреспонденции в работе кадровых служб и особенностях документирования оценки деятель-ности работников;
  • · изучаются правила составления документов о материальной ответственности, защите персональных данных и коммерческой тайны;
  • · формируются у обучающихся практические умения и навыки составления и оформления соответствующих документов, в том числе с использованием компьютерных технологий.
  • 2. Требования к уровню освоения содержания дисциплины
  • По итогам изучения дисциплины «Делопроизводство в кадровой службе» студент должен обладать следующими компетенциями:
  • · иметь представление о составе и содержании кадровой документации, основных документах, регламентирующих управление персоналом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры и др.);
  • · знать правила оформления документов (состав реквизитов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов и их оформлению);
  • · знать порядок заполнения типовых форм, оформления документов при приеме на работу, при переводе или расторжении трудового договора;
  • · иметь представление о порядке учета кадров, современных способах и технике создания документов, организации документо-оборота, систематизации документов, номенклатуре для их формирования и хранения;
  • · знать порядок подготовки приказов по личному составу;
  • · иметь представление о ведении трудовой книжки;
  • · иметь представление о формировании и ведении дел по личному составу;
  • · уметь составлять документы о материальной ответст-венности, защите персональных данных и коммерческой тайне;
  • · знать методику ведения деловой корреспонденции;
  • · знать правила составления и оформления делового письма, докладных и объяснительных записок;
  • · уметь документировать деятельность коллегиальных органов;
  • · знать правила составления характеристики, рекомендации, рекомендательного письма;
  • · уметь документировать оценку деятельности работников.
  • 3. Тематический план дисциплины
  • 4. Содержание лекционного курса
  • Тема 1. Законодательное и нормативно-методическое регу-лирование делопроизводства — 2 часа

Понятие делопроизводства, история его появления. Роль и задачи делопроизводства в управленческой деятельности организации. Документ как носитель информации и как средство реализации управленческих функций.

Законодательные акты по документированию: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Гражданский кодекс РФ, постановления правительства РФ и др. Нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства.

Нормативы времени на работу с документами. Унификация и стандартизация как основные направления совершенствования документации.

Организация современного делопроизводства и направления его совершенствования.

Тема 2. Использование компьютерных технологий в процессе документирования и делопроизводства – 1 час

Внедрение компьютерных технологий в процесс докумен-тирования и делопроизводства. Понятие «документационное обеспечение управления».

Оформление документов с помощью компьютерных программ-ных средств. Электронная форма ведения документов.

Использование современных компьютерных технологий ведения и использования учетно-справочных картотек. Электронная регистрация документов.

Тема 3. Порядок составления и требования к оформлению управленческих документов — 2 часа

Основные правила и этапы составления документов. Требования, предъявляемые к тексту документа: аргументи-рованность, логичность изложения, достоверность, объективность, краткость и др. Простые и сложные документы.

Использование трафарета. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц. Использование компьютерных программ («текстовый редактор») при подготовке документов.

Корректурные знаки, применяемые при работе над текстом.

Основные реквизиты служебных документов. Формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец. ГОСТ Р 6.30-97 «УСОД. Требования к оформлению документов»; его содержание и назначение. Требования к бланкам документов. Порядок адресования документов. Согласование, подписание и утверждение документа. Порядок фиксации на документе отметок об этапах его прохождения и исполнения.

Источник: https://mirznanii.com/a/276705/uchebno-metodicheskoe-posobie-po-distsipline-deloproizvodstvo-v-kadrovoy-sluzhbe-dlya-studentov

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2020 — Институт Профессионального Кадровика

Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.

Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с ми.

Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой.

Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.

Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.

Внимание! Уже сейчас есть документы, которые настоятельно рекомендуется вести в электронном виде — например, отчеты для Росстата или больничные листки. В то же время трудовые книжки и личные карточки все еще ведутся в бумажном формате.

Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.

Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.

Подсказка, как избежать штрафов:

  • Составьте перечень недостающих положений и правил.
  • Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
  • Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.
Внимание! При оформлении любых официальных документов ориентируйтесь на новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия. 

Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур.

К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д.

Сегодня у коммерческих структур есть выбор: использовать унифицированные формы приказов или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом. 

Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов. 

Среди них:

  1. По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
  2. По регистрации несчастных случаев на производстве.
  3. По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.

Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.

Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями.

Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.).

Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам. 

Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства.

С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании.

Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику. 

Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на требования:

  • статьи 66 ТК РФ;
  • инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003;

Источник: https://profkadrovik.ru/articles/document-management/kadrovoe-deloproizvodstvo/

Перечень обязательных кадровых документов, документы кадровой службы

Обязательные кадровые документы, перечень Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.

№ п/п Документ Каким документом регламентируется Примечание Срок хранения
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статьи 56, 189, 190 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. 1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)
2. Положение о защите персональных данных работников Статьи 86, 87, 88 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
3. Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка) Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. Постоянно (ст. 32 Перечня)
4. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. 50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
6. Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
7. Положение о системе обучения Статьи 196, 197 ТК РФ При наличии системы обучения в организации. Постоянно
8. Положение об аттестации работников Статья 81 ТК РФ При проведении аттестации по решению работодателя. Постоянно
9. График отпусков Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. 1 год (ст. 356 Перечня)
10. Трудовой договор Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Заключается в письменной форме с каждым работником. 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)
11. Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям Принимаются по решению работодателя. Постоянно
12. Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. 75 лет ЭПК
13. Приказы о переводе на другую работу Статья 72.1 ТК РФ Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). 75 лет ЭПК
14. Приказы об увольнении Статья 84.1 ТК РФ 75 лет ЭПК
15. Приказы по основной деятельности Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
16. Приказы о предоставлении отпусков Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Издаются на основании графика отпусков или заявления работника 5 лет
17. Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Статья 128 ТК РФ Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)
18. Личная карточка работника (форма Т-2) Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Ведется на каждого работника. 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)
19. Трудовая книжка Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив
20. Договоры о полной материальной ответственности ст. ст. 243, 244 ТК РФ Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. 5 лет
21. Журнал учета работников, выбывающих в командировки Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» Рекомендуемый
22. Журнал учета работников, прибывающих в командировки Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» Рекомендуемый
23. Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет
24. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет
25. Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении То же 75 лет
26. Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков То же 50 лет
27. Журнал регистрации командировочных удостоверений То же 5 лет
28. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником 1 год (ст. 281 Перечня)
29. График сменности при сменной работе Статья 103 ТК РФ Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие. 1 год
30. Журнал учета мероприятий по контролю Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)
31. Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий Положение об аттестации работников предприятия Оформляются аттестационной комиссией 15 лет
32. Табели и наряды работников вредных профессий Часть 3 статьи 91 ТК РФ Составляются ежемесячно. 75 лет
33. Списки работающих на производстве с вредными условиями труда Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение» Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. 75 лет
34. Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет
35. Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий; — льготной пенсии То же 5 лет 10 лет
36. Инструкции по охране труда по профессиям Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Постоянно
37. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ 10 лет
38. Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) 5 лет
39. Акты о несчастных случаях Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» 45 лет
40. Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 45 лет

Примечание. Сроки хранения указаны в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России Козловым В.П. 6 октября 2000 года.

2009

к.ю.н.

Партнер ПБ Юристократ

Приходин С.А.

Comments:

Источник: https://ukrat.ru/index.php?/Trudovoe-pravo/perechen-obyazatelnyx-kadrovyx-dokumentov-dokumenty-kadrovoj-sluzhby.html

Документационное обеспечение кадровой работы

В результате освоения данной главы студент должен: знать

  • • основы документационного обеспечения кадровой работы;
  • • структуру и содержание кадровой документации;
  • • содержание правовых актов и методических материалов, регулирующих вопросы кадрового делопроизводства;
  • • требования к составлению и оформлению кадровой документации;
  • • особенности документирования трудовых отношений; уметь
  • • составлять и оформлять основные виды кадровой документации; владеть
  • • навыками работы с кадровыми документами;
  • • методикой документационного сопровождения процедур кадровых технологий;
  • • методикой организации работы с кадровыми документами.

Порядок и последовательность нужнее великих дарований для того, чтобы хорошо управлять.

О. Мирабо

В процессе функционирования любого юридического лица вопросы организации труда, управления трудовыми и иными отношениями и регламентации этих процессов занимают одно из важнейших мест, составляя основу управления персоналом. Результатом регламентирования внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, составляющий кадровую документацию.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя, независимо от масштабов и организационно-правовой формы деятельности.

Для решения проблемы подбора работников, оформления с ними трудовых отношений любой организации необходимо иметь в своем составе специализированную структуру — службу кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося кадровой работой.

Это относится и к работодателям — физическим лицам, являющимся индивидуальными предпринимателями.

Служба кадров — самостоятельное структурное подразделение организации, созданное в целях обеспечения документирования отношений в сфере труда и подчиненное непосредственно руководителю организации или его заместителю по кадрам.

Обязательность документирования трудовых отношений предусмотрена ТК РФ и подзаконными нормативными правовыми актами. В ряде статей ТК РФ указаны виды и разновидности основных кадровых документов:

  • • штатное расписание (ст. 15, 57);
  • • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189);
  • • трудовой договор (ст. 67);
  • • документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников (ст. 86);
  • • приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы, применении дисциплинарного взыскания (ст. 68, 62, 84.1, 193);
  • • трудовая книжка (ст. 66, 84.1);
  • • график отпусков (ч. 2 ст. 123);
  • • письменное заявление работника о выдаче работнику документов, связанных с работой, оформлении новой трудовой книжки, переводе работника на постоянную работу к другому работодателю, увольнении работника по его инициативе, замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, реализации права на отпуск при увольнении, предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (ст. 62, 65, 72.1, 80, 126—128) и др.

Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых отношений имеет значение для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения. Отсутствие необходимых документов, ошибки в оформлении кадровых документов могут лишить человека права на получение соответствующих льгот и преимуществ не только в период работы, но и после выхода его на пенсию.

Кадровое делопроизводство — комплекс мероприятий, направленных на разработку документов по управлению персоналом, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации для регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров.

Кадровое делопроизводство — инструмент, позволяющий:

  • • четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений для достижения «баланса интересов» сторон трудовых отношений;
  • • создать организационно-правовые основы трудовых отношений;
  • • документально закрепить единые принципы корпоративных отношений;
  • • построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам организации;
  • • обеспечить комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров и обеспечения мер по охране труд;
  • • разрешать трудовые споры[1].

Таким образом, ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформлять трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решать множество других задач, обеспечивая юридическую силу документов, жизненно важных для каждого гражданина.

Содержание кадровой работы определено ст. 44 Закона о гражданской службе. Оно включает:

  • 1) формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;
  • 2) подготовку предложений о реализации положений Закона о гражданской службе, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов о гражданской службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя;
  • 3) организацию подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;
  • 4) ведение трудовых книжек гражданских служащих;
  • 5) ведение личных дел гражданских служащих;
  • 6) ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;
  • 7) оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;
  • 8) обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
  • 9) организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;
  • 10) организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;
  • 11) организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;
  • 12) организацию заключения договоров о целевом приеме и договоров о целевом обучении;
  • 13) организацию дополнительного профессионального образования гражданских служащих;
  • 14) формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
  • 15) обеспечение должностного роста гражданских служащих;
  • 16) организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
  • 17) организацию проведения служебных проверок;
  • 18) организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных настоящим Законом и другими федеральными законами;
  • 19) консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.

Образование в структуре кадровых служб федеральных органов исполнительной власти структурных подразделений по профилактике коррупционных и иных правонарушений[2] расширило круг функциональных обязанностей кадровых служб[3], включив в их число:

  • • оказание федеральным государственным служащим консультативной помощи по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 12.09.2002 № 885;
  • • уведомление представителя нанимателя, органов прокуратуры РФ и иных федеральных государственных органов о фактах совершения федеральными государственными служащими коррупционных и иных правонарушений;
  • • обеспечение реализации федеральными государственными служащими обязанности по уведомлению представителя нанимателя, органов прокуратуры РФ и иных федеральных государственных органов обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных и иных правонарушений и др.

Исполнение каждой из названных функций отражается в соответствующей документации, подготовка которой требует безупречного знания нормативно-правовой базы делопроизводства, регулирующей все процедуры документационного сопровождения предусмотренных законом кадровых процедур, и умения практически применять эти знания в использовании разрешенных к применению форм документов.

Источник: https://studme.org/111579/dokumentovedenie/dokumentatsionnoe_obespechenie_kadrovoy_raboty

Ссылка на основную публикацию