Электронный документооборот — системы автоматизации ДОУ

Основными преимуществами внедрения электронного документооборота являются: экономия времени, прозрачность функционирования внутренней работы организации, повышение безопасности информации и документов. Центр «Профи-Карьера» проводит обучение по курсу «Электронный документооборот. Технологии внедрения СЭД».

Электронный документооборот - Для студента

Для кого данный курс?

alt

Узнай стоимость своей работы

Бесплатная оценка заказа!

Оценим за полчаса!
  • Руководители
  • Специалисты IT-служб, решающих задачи внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов
  • Руководители и специалисты служб ДОУ
  • Работники канцелярий, архивов, секретариата

Обучение электронному документообороту, СЭД проводится опытными преподавателями-экспертами, авторами статей в профильные издания, авторами учебных пособий. Семинары электронный документооборот уже прошли специалисты крупных российских компаний, таких как РЖД, Ростелеком, Qiwi и др. Будем рады видеть Вас в нашем лицензированном центре.

Программа семинара составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276 н.

В большинстве компаний, корпораций, гос.органах 100% документов создаются с помощью электронной техники, но более 80% все равно распечатываются.

Огромное количество потраченной бумаги, занятого места, а также потери документов-это все те минусы, которыми обладает бумажное делопроизводство.

Поэтому введение в компании электронного документооборота-это очень рациональное решение, которое в силах принять директора компаний и лица, принимающие решения.

А недавно появившаяся возможность ввести в компаниях систему облачного документооборота решает проблему привязывания к одному компьютеру, который необходимо беречь во избежание утраты информации.

Если Вы собираетесь вводить систему электронного документооборота в Вашей компании либо же уже ввели данную систему, но хотите эффективно управлять ей, а также узнать о проблемах конфиденциальности информации в эпоху информационных технологий, то наш семинар для Вас!

alt

Узнай стоимость своей работы

Бесплатная оценка заказа!
Читайте также:  Как написать аннотацию к научной статье - пример, образец и правила

Оценим за полчаса!

Программа обучения

  • Переход на обмен электронными документами
  • Нормативно-правовая база и законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота
  • Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи
  • Преимущества электронного документооборота
  • Внедрение электронного документооборота
  • Система электронного документооборота
  • Понятие электронного документа
  • Понятие Workflow (поток работ)
  • Особенности организации работы с электронными документами, подписанными Электронно -цифровой подписью (ЭЦП)
  • Проблемы обеспечения целостности и аутентичности электронных документов
  • Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами
  • Автоматизация контроля над ходом исполнения документов
  • Электронный документооборот ЭДО
  • Отечественный и зарубежный опыт

Системы автоматизации ДОУ

  • Сравнительный анализ различных систем автоматизации документооборота (отечественные и зарубежные программные продукты)
  • Критерии выбора системы автоматизации
  • Технология обработки документов в автоматизированной системе
  • Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения

 Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства

  • Информационная безопасность и защита информации
  • Анализ рисков

Организация электронных архивов

  • Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде
  • Организация электронных архивов
  • Текущее и ретроспективное сканирование документов
  • Полнотекстовое хранение
  • Классификация и учет документов
  • Средства архивного хранения документов в электронном виде
  • Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде

Облачный электронный документооборот

  • Новые технологии в развитии электронного документооборота
  • Применение облачных сервисов
  • Облачные сервисы для хранения и работы с электронными документами
  • Опыт  применения облачных сервисов в электронном документообороте
  • Опыт применения облачных сервисов в государственных структурах и электронном правительстве
  • Мобильный офис руководителя

Документ, выдаваемый в результате обучения

По окончании семинара выдается сертификат:

Кузнецов Сергей Львович, к.и.н., главный редактор журнала «Делопроизводство», автор книг «Делопроизводство на компьютере», «Кадровое делопроизводство» (учебник, 2015), «Современные технологии документационного обеспечения управления».

Источник: https://seminarna.ru/seminari-i-treningi/obuchenie-deloproizvodstvu/e-lektronnyy-dokumentooborot-tehnologii-vnedreniya-se-d.html

Что нужно знать про обмен электронными документами

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт.

Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р.

Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Читайте также:  Команды изменения структуры таблиц - пошаговое создание в базе данных Access (Акцесс)

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Электронный документооборот - Для студентаУниверсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Электронный документооборот - Для студентаПодписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников.

Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Электронный документооборот - Для студентаИнтерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справаЭлектронный документооборот - Для студентаОператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов.

И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд.

Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции.

Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

  1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
  2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
  3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Источник: https://journal.tinkoff.ru/e-doc/

Электронный документооборот: как оформить?

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

  • Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.
  • ТаблицаПлюсы и минусы электронного документооборота
Плюсы электронного документооборота Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет.

Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.

2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию.

Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

  1. На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.
  2. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
  3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
  1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.

2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра.

Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Удостоверяющий центр:

  1. создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
  2. устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
  3. аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
  4. выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
  5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
  6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
  7. создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
  8. проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
  9. осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
  10. осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

  1. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
  2. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью.

А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Читайте также:  Как написать рецензию на научную статью - содержание работы и структура текста

Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры.

В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.

2015 № ММВ-7-2/149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2/169@».

К таким документам относятся:

  1. требования о представлении пояснений;
  2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
  3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
  4. налогового уведомления;
  5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
  8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

  • В-четвертых, нужно заархивировать документы.
  • Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно: — выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте); — защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
  • — записать на носитель информации.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/455021/

Курсы и экзамены

На этом курсе мы с вами:

    изучим все прикладные возможности программы; научимся эффективно использовать их в повседневной работе; освоим приемы быстрой работы.

Подготовка к автоматизации документооборота

Проект внедрения электронного документооборота включает техническую часть (собственно внедрение программы) и подготовительную, основная задача которой – организовать документооборот компании, подготовить процессы работы с документами к автоматизации.

Для успешного прохождения подготовительного этапа требуется уверенное владение предметной сферой управления документами. Специалисты по внедрению электронного документооборота не всегда обладают этими знаниями.

Поэтому учебный курс содержит основы управления документами в том объеме, который обеспечит уровень знаний, достаточный для участия в проектах внедрения.

Организация и ведение документооборота рассматривается с учетом применения серии готовых методических продуктов, разработанных фирмой «1С». Курс НЕ рассчитан на ознакомление с функциональными возможностями программы «1С:Документооборот».

  1. Цель курса: подготовить специалистов-консультантов по документообороту для проектов внедрения программы «1С:Документооборот».
  2. Задачи курса:
  3. Обучить слушателей методике проведения подготовительных работ для успешного внедрения программы «1С:Документооборот». По окончании обучения слушатель сможет
  • оценить эффективность действующих делопроизводственных процессов и наметить планы их оптимизации;
  • навести порядок в бумажных документах;
  • автоматизировать договорную, распорядительную деятельность, автоматизировать работу с другими внутренними документами;
  • организовать деятельность службы делопроизводства
  • применять на практике готовые методики постановки документооборота, разработанные фирмой «1С».

Слушатель получит практические навыки:

  • автоматизации работы с отдельными видами документов
  • описания процесса путем создания технологической карты операции.

Настройка и администрирование «1С:Документооборот»

Курс-практикум рекомендуется специалистам по внедрению, консультантам, программистам, системным и функциональным администраторам 1С:Документооборот.

Новый курс-практикум «Настройка и администрирование «1С:Документооборот» — представляет собой комплекс теоретических уроков и практических заданий, связанных в единый сквозной пример, пройдя который слушатель приобретет необходимые знания и навыки для настройки программы начиная от установки и до передачи системы в эксплуатацию.

Каждая тема курса состоит из теоретической и практической части. Теоретическая часть включает ссылку на описание конфигурации, пошаговые рекомендации по настройке, а также некоторые тонкости, полезные замечания и советы.

Каждая тема подкреплена практическим примером – собирает лучшие практикой наиболее часто возникающих задач на реальных внедрениях. По результатам прохождения практикума слушателям передаются все материалы: описание конфигурации, методичка и информационные материалы – обработки, запросы, автозаполняемые шаблоны файлов.

Внедрение «1С:Документооборот»

  • Продолжительность: 2 дня
  • Основная цель курса: повысить технические и управленческие компетенции специалистов по внедрению «1С:Документооборот», дать углубленные знания об инструментах и механизмах внедрения программы и возможностях ее настройки.
  • Курс предназначен для консультантов и руководителей проектов по внедрению «1С:Документооборот», программистов 1С, системных и функциональных администраторов «1С:Документооборот», ИТ-специалистов.
  • Рекомендуется предварительно обучение на курсе «Профессиональная работа в «1С:Документооборот 8» и «Подготовка к автоматизации документооборота».

Методология управления документами

    Курс рассчитан на документоведов–организаторов документационного обеспечения управления,  помощников руководителей, секретарей, делопроизводителей,.  консультантов и аналитиков в области автоматизации документооборота,
    приглашаются специалисты-управленцы, перед которыми стоит задача автоматизации документооборота, партнеры фирмы «1С», оказывающие услуги по внедрению систем электронного документооборота.

Источник: https://1c.ru/rus/partners/training/courses.jsp?type=48

Электронный документооборот в деятельности вуза (на примере института культуры)

Распространенные сегодня компьютерные технологии принесли большие изменения в сферу документационного обеспечения управления. До автоматизации делопроизводства работа с документами занимала большую часть времени сотрудников организаций.

Низкие показатели эффективности обусловливались технологиями ручной обработки документов.

Распространение автоматизации позволяет выстраивать работу с документированной информацией на новых основаниях, используя возможности коллективной обработки с текстов, таблиц, изображений, организуя движения электронных документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Современные системы электронного документооборота способны автоматизировать весь цикл работы с документами, что, несомненно, положительно влияет на сферу управления в целом.

В тоже время сам процесс перехода на новые автоматизированные технологии зачастую сопряжен с явными трудностями, связанными со сложностью внедрения систем электронного документооборота в повседневную деятельность организаций. В этой связи критическое рассмотрение существующих методик и реальных проектов внедрения автоматизированных технологий в сферу управления документами представляется весьма актуальным.

  • При внедрении СЭД на предприятии ставят следующие цели:
  • – минимизация или полный отказ от бумажного документооборота;
  • – разработка единой информационной базы компании;
  • – снижение риска утери документа;
  • – структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;
  • – контроль над исполнением документов [2].

В системах электронного документооборота электронный документ проходит все жизненные фазы, начиная от подготовки к созданию документа и до его передачи в архив. При этом упор делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, корректировке, утверждении окончательной версии и ее публикации.

Имеются различные подходы к делению процесса внедрения СЭД на этапы и подэтапы. Чаще всего, в Российских реалиях при переходе на электронный документооборот, применяют подход, предусматривающий разделение на несколько этапов: предпроектный, проектный, постпроектный [1].

Предпроектный этап, является одним из самых важных этапов при внедрении СЭД, так как он включает в себя постановку задачи. Главным компонентом данного этапа является осознание потребности в преобразовании.

На данной стадии, руководство компании оценивает важность и своевременность внедрения системы электронного документооборота, а также риски, связанные с ним.

Во время данного этапа происходит рассмотрение прежней (бумажной) документной деятельности организации [3].

  1. Такое обследование можно разделить на следующие подэтапы:
  2. – Предпроектное, предварительное обследование.
  3.  Рабочее углубленное обследование.
  4.  Анализ и результаты обследования.

Цель предварительного обследования — изучение состава, объема, сроков, стоимости проекта. Предварительное обследование выполняется высококвалифицированными специалистами. В процессе данного обследования рабочая группа экспертов устанавливает необходимый перечень аспектов предприятия для внедрения СЭД:

  • – Характеристика постановки делопроизводства;
  • – Рассмотрение документооборота компании;
  • – Организационная структура управления предприятием.
  • Цель внедрения СЭД –повысить эффективность деятельности организация за счет рационализации делопроизводства.
  • Задачи реализации проекта:
  • – повысить качество управления процессов с документами;
  • – снижение трудовых и временных затрат на документационное обеспечение управления;
  • – объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений Университета, включая территориально удаленные;
  • – обеспечение оперативного разграниченного доступа к документационным ресурсам;
  • – постепенный переход к электронному (безбумажному) документообороту.
  • По итогам экспертного обследования разработаны рекомендации, предложено провести ряд мероприятий по оптимизации существующей системы документационного обеспечения управления ВУЗа культуры.
  • Мероприятия по устранению выявленных недостатков необходимо было осуществить до момента начала внедрения. В частности планировалось: — утвердить шаблоны документов для работы в СЭД;
  • – определить перечень документов, поступающих на бумажном носителе и исключающих необходимость полного сканирования;
  • – определить перечень документов, подлежащих контролю исполнения в СЭД, определить зоны ответственности за предоставление отчетных данных в СЭД;
  • – определить зоны ответственности за контроль и соблюдение сроков движения документов;
  • – определить перечень документов для возможного хранения только в электронном виде.
  • Литература:

Источник: https://moluch.ru/archive/280/63060/

Преподавателю вуза и студенту.

Работодатели хотят видеть в выпускниках вузов современных специалистов. Сегодня они должны хорошо разбираться не только в своей области, но и в информационных технологиях. В частности, молодые специалисты всё чаще обязаны уметь работать в системах электронного документооборота. Вывод — вузам необходимо преподавать студентам эти знания.

Информационные технологии развиваются очень быстро. Вузам часто не хватает времени и ресурсов для того, чтобы выстроить актуальное обучение системам электронного документооборота.

Курс по электронному документообороту

Совместно с нашим партнером — компанией Directum — мы разработали курс лекций и практических занятий. Чаще всего его используют в обучении студентов следующих специальностей:

  • прикладная информатика, бизнес-информатика;
  • информационная безопасность, информационные технологии;
  • информационные технологии на транспорте;
  • документоведение, архивоведение;
  • гостиничное дело, туризм;
  • экономика, менеджмент, государственное и муниципальное управление;
  • история, операционная деятельность в логистике;
  • юриспруденция, земельно-имущественные отношения;
  • правоохранительная деятельность, право и организация социального обеспечения и др.

Количество студентов, обучающихся по программе от вуза, может достигать от 10 до 300 человек.

Бесплатный курс успешно прошли студенты Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ, Финансового университета при Правительстве РФ, Томского политехническего университета и других крупных учебных заведений России.

Изучайте работу в реальной СЭД

Выпускникам необходимы не только теоретические знания, но и практика. Обучение системам электронного документооборота можно провести на реальном примере облачной системы Directum RX.

Используя Directum RX в учебном процессе, вы получите:

  • Право на использование лицензий системы в облаке, а это означает, что вам не требуется наличие сервера и мощных компьютеров в учебном классе, не нужен штатный администратор баз данных и серверов.
  • Комплект учебных материалов и демо-базу с учебными данными.
  • Техническую поддержку и обновление версий системы.
  • Дистанционное обучение работе с системой для преподавателя.
  • Сертификат об обучении Directum RX в электронном виде для студентов по результатам аттестации.

Обменивайтесь опытом с коллегами и повышайте квалификацию

Обучение системам электронного документооборота — дело сложное. Тема узкая, специфическая, а преподаватели находятся далеко друг от друга — обсудить общие проблемы и победы с коллегами удается редко.

Портал ECM-Journal помогает наладить связи:

  • регистрируйтесь на сайте: участвуйте в дискуссиях на портале, задавайте вопросы, комментируйте статьи, рассказывайте о собственном опыте;
  • при регистрации не забудьте подписаться на рассылки ECM-Journal — так вы всегда будете в курсе новостей электронного документооборота и опыта коллег.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Prepodavatelju-vuza-i-studentu-Uchebnyjj-kurs-po-osnovam-ehlektronnogo-dokumentooborota.aspx?from=more

Ссылка на основную публикацию