Главное окно, настройки и параметры excel — для студента

Сегодня мы поговорим о том, какие бывают свойства у документа, и как можно их просматривать и редактировать в Excel 2010 и 2013. Прочитав эту статью, Вы также узнаете,…

В одной из предыдущих статей мы успешно справились с задачей и научились печатать линии сетки на бумажной странице. Сегодня я хочу разобраться ещё с одним вопросом, также касающимся…

В Excel есть инструмент, который позволяет быстро настраивать основные параметры форматирования для вставленных строк, столбцов или ячеек. Когда Вы вставляете любой из этих элементов, рядом появляется небольшая плавающая…

Заголовки (числовые – для строк и буквенные – для столбцов) на листах Excel помогают легко просматривать данные и ссылаться на них. Однако, в некоторых случаях заголовки отвлекают, и…

Вероятно, до настоящего момента Вы никогда не задумывались о том, какого цвета линии сетки в Excel, но если Вам наскучил стандартный серый цвет линий или Вы хотите использовать…

Вам нравится последняя версия пакета Microsoft Office? Если вы установили ее, то, несомненно, заметили все эти новые функции и усовершенствования, которые были добавлены.

Если Вы открыли Excel и вдруг обнаружили, что в заголовках столбцов вместо привычных букв оказались цифры, не расстраивайтесь и читайте эту статью до конца! В данном уроке Вы…

В последнее время все больше людей работают в Excel с планшетных компьютеров и прочих устройств с сенсорным экраном. Это доставляет определенные неудобства, поскольку стандартный интерфейс Excel рассчитан в…

Не всем пользователям Microsoft Excel удобно работать с предустановленными на Ленте вкладками. Иногда гораздо практичнее создать свою собственную вкладку с требуемым набором команд. В данном уроке мы покажем…

По умолчанию Excel автоматически пересчитывает все формулы при открытии рабочего листа или при изменении значений, формул или имен в зависимых формулах. Процесс пересчета может длиться от нескольких секунд…

Источник: https://office-guru.ru/excel/interfeis-nastroika

Несколько окон на экране и другие настройки в Эксель

Для Эксель каждый файл (документ) принято называть рабочей книгой, в ней расположены рабочие листы. Активный лист рабочей книги – это рабочее окно Excel.

В любой момент времени может быть активно только одно рабочее окно, даже если у вас открыто несколько книг. Именно в нём вы можете осуществлять операции. Очень важно уметь настраивать окна, т.к.

Структуру окна (рабочей области) мы подробно рассмотрели, когда изучали базовые понятия.

Три состояния рабочего окна Эксель

В правом верхнем углу окна (в строке заголовка) расположены 5 кнопок, 3 из которых предназначены для работы с окнами:

1. Справка Excel
2. Параметры отображения ленты
3. Свернуть окно
4. Восстановить окно / Развернуть окно
5. Закрыть окно

Команды управления окнами Excel

Рабочее окно книги может находиться в одном из трёх состояний:

• Развернуто – занимает весь экран, видно максимальную площадь листа. Чтобы развернуть окно – нажмите одноименную кнопку в строке заголовка
  Развернутое окно Excel
• Восстановлено – занимает часть экрана, освобождая место для обзора других окон. Чтобы восстановить окно – нажмите Восстановить окно в строке заголовка. Эта команда «спарена» с предыдущей, т.е. одной кнопкой можно развернуть восстановленное окно или восстановить развёрнутое.
  Книга2 — Восстановленное окно Microsoft Excel
• Свёрнуто (минимизировано). Если рабочее окно пока не используется – можно его свернуть, чтобы освободить место для активной рабочей области. Свернуть окно в адресной строке, рабочее окно исчезнет, а его минимизированная адресная строка окажется в левом нижнем углу экрана. Чтобы развернуть или восстановить такое окно – нажмите на соответствующую кнопку в его адресной строке

Настройка размеров рабочих окон

Если  вы используете несколько книг – может понадобиться отобразить сразу несколько рабочих окон на экране. Для этого используем следующие приёмы:

• Изменить размеры окна вручную. Сначала восстановите окно, после этого наведите мышью на любую из рамок окна или его угол. Курсор станет двунаправленной стрелкой. Зажимайте левую кнопку мыши и тяните границы листа в нужную сторону. Этот приём универсален для всех окон в Microsoft Windows.
• Использовать команду на ленте. Перейдите Вид – Окно – Упорядочить всё. Откроется диалоговое окно настройки отображения с четырьмя комбинациями окон. Выберите тот, который подходит вам в данный момент. Команда не обрабатывает минимизированные окна.
  Упорядочить окна Excel

Переключение между окнами Excel

Как я уже говорил ранее, активным для работы может быть только одно окно из всех, отображённых на экране. Чтобы переключать активные окна, я знаю 4 способа:

1. Кликнуть мышью. Это самый простой метод, если на экране видна хотя бы часть окна – смело жмите на неё. Окно будет активировано и отображено поверх остальных
2. Выбрать на панели задач Windows – один из самых популярных способов. Просто кликните на ярлыке нужной рабочей книги
3. Использовать горячие клавиши. Для циклического переключения между рабочими окнами нажимайте на клавиатуре Ctrl+Tab (прямое направление) и Shift+Ctrl+Tab (обратное направление). Аналог этой комбинации – Ctrl+F6 и Shift+Ctrl+F6.
4. С помощью ленточной команды. Выполните команду: Вид – Окно – Перейти в другое окно. Откроется список доступных окон, выбирайте и переходите

Переход в другое окно с помощью ленты

Несколько окон на одном экране

Иногда нужно открыть несколько окон на экране, чтобы обеспечить совместную работу с ними. Особенно это актуально, когда разрешение экрана компьютера достаточно велико. За работу с несколькими окнами отвечает блок команд Главная — Вид — Окно.

Один документ в нескольких окнах

Чтобы открыть в новом окне еще один экземпляр уже открытого окна — кликните Главная — Вид — Окно — Новое окно. Теперь нажмите Упорядочить все, чтобы выбрать расположение окон Excel на экране. Выберите один из вариантов расположения на экране:

1. Рядом
2. Сверху вниз
3. Слева направо
4. Каскадом

Так, Вы можете автоматически, без ручной настройки расположить оба окна Эксель на одном экран.

Разделение окна на две области

Еще один способ заключается в разделении текущего окна вместо создания нового. Можно разделить на 2 или на 4 участка.

Чтобы разделить окно на 4 участка — выполните такую последовательность действия:

1. Выделите ячейку, относительно которой будете делить окно. Горизонтальная и вертикальная линии разбивки будут проходить слева и сверху от ячейки.
2. Нажмите Главная — Вид — Окно — Разделить. Результат разбивки смотрите на картинке:
   
3. Чтобы убрать разделение — снова нажмите кнопку Разделить

Чтобы разделить окно на 2 участка — выделите не ячейку, а целую строку (под линией разделения) или столбец (справа от линии разделения). Снова нажмите Разделить.

У каждой области будут свои полосы прокрутки, управлять ими можно раздельно. Но Вы все же работаете в одном и том же документе, поэтому любые внесенные изменения отобразятся в каждой из областей.

Разные книги на одном экране

Мы обсудили, как показать на одном экране несколько образцов одной рабочей книги. Аналогично можно поступить и с разными документами. Откройте все файлы Excel, которые нужно уместить на экран. Снова нажмите Упорядочить все, чтобы указать, каким способом скомпоновать окна.

Синхронная прокрутка окон

Как Вы уже поняли, при отображении нескольких окон на экране, их прокрутка осуществляется раздельно для каждого из окон. А что, если Вы просматриваете на соответствие некоторые списки, и Вам нельзя для этих целей использовать функции Excel? Было бы удобно, чтобы прокручивались все окна одновременно.

Это легко реализуется. Нажмите не ленте Вид — Окно — Синхронная прокрутка. Вот так просто, больше ничего делать не нужно!

Закрытие окна

Если вы закончили в рабочей книге – закройте её, чтобы освободить виртуальную память компьютера. Для этого существует, как минимум, 4 способа:

1. Нажмите кнопку Закрыть (х) в адресной строке книги
2. Выполните команду Файл – Закрыть
3. Используйте комбинацию клавиш Ctrl+W
4. Используйте комбинацию клавиш Alt+F4. Эта команда заканчивает работу Excel, будут закрыты все окна

Если вы не сохранили документ перед закрытием – программа спросит, нужно ли выполнить сохранение. Выберите Сохранить, чтобы сохранить все изменения и закрыть файл; Не сохранять — чтобы закрыть книгу без сохранения; Отмена — оставить книгу открытой, не сохранять изменения.

Многие недооценивают возможности, которые даёт правильная работа с окнами Microsoft Excel.

Потренируйтесь в применении всех изложенных правил и поймёте, что они могут принести значительную пользу, если информация находится в нескольких файлах и каждый из них должен быть всегда под рукой.

Если же данные расположены на разных листах одной рабочей книги – вам будет полезен мой пост о работе с листами, рекомендую добавить его в закладки браузера.

Если что-то из данного материала вы не поняли – пишите комментарии, я обязательно отвечу. Всегда ваш, Александр Томм.

Источник: https://officelegko.com/2015/11/11/rabota-s-oknami-microsoft-excel/

Настройка параметров страницы в Excel 2010

Это окно настройки можно вывести на экран, щелкнув на специальной кнопке настройки, которая расположена на вкладке Параметры страницы ленты инструментов (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Кнопка вывода окна Параметры страницы

После щелчка на этой кнопке на экран будет выведено диалоговое окно с четырьмя вкладками (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Параметры страницы

Ниже перечислены элементы управления вкладки Страница диалогового окна Параметры страницы.

• Группа переключателей Ориентация позволяет выбрать ориентацию страницы, определяемую переключателем Книжная или Альбомная. Следует особо отметить, что ориентация страницы не имеет никакого отношения к ориентации листа бумаги при загрузке в печатающее устройство (принтер).
• Группа переключателей Масштаб с соответствующими полями позволяет выбрать способ масштабирования выводимого на печать изображения. Переключатель Установить … % от натуральной величины определяет принудительное масштабирование в указанном процентном соотношении. Переключатель Разместить не более чем на: … стр. в ширину и … стр. в высоту поручает Excel провести автоматическое масштабирование таким образом, чтобы уложить область печати в указанное количество страниц.
• Раскрывающийся список Размер бумаги позволяет выбрать формат, соответствующий размерам бумаги, загруженной в принтер.
• Раскрывающийся список Качество печати позволяет выбрать, с каким качеством будет выведено изображение на печать. Для этого принтер должен допускать возможность программного управления качеством печати (большинство современных принтеров такую возможность имеет).
• Поле Номер первой страницы предназначено для ввода номера страницы и позволяет начать печатать документ не с первой страницы, а с произвольно заданной. Соответствующий номер нужно ввести вместо слова Авто.

Элементы управления вкладки Поля предназначены для того, чтобы обозначить границы печатной зоны листа, отвести необходимое место под колонтитулы и задать параметры выравнивания выводимого на печать изображения относительно полей. Мы не будем описывать назначение этих элементов управления, оно очевидно.

Колонтитулы — это надписи, которые присутствуют в верхней и нижней частях каждой страницы многостраничного документа.

Обычно в колонтитулы помещают название документа, сведения об авторе, дату создания или печати, номер страницы и общее количество страниц, а также другую информацию, позволяющую легко установить принадлежность отдельного листа к тому или иному документу (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Параметры колонтитулов

Элементы управления вкладки Колонтитулы перечислены ниже.

1. Область предварительного просмотра верхнего колонтитула позволяет увидеть, как будет выглядеть верхний колонтитул при выводе документа на печать.
2. В раскрывающемся списке стандартных форматов верхнего колонтитула можно выбрать одну из заранее созданных команд формирования колонтитулов, способных удовлетворить самым изысканным вкусам и пригодных почти на все случаи жизни.



Рис. 2.4. Окно создания колонтитула

3. Кнопка Создать верхний колонтитул полезна в случае, если вас не удовлетворил стандартный набор колонтитулов, содержащийся в соответствующем списке стандартных форматов верхнего колонтитула. Вы можете создать свой колонтитул с помощью диалогового окна, показанного на рис. 2.4. В поля В центре, Слева и Справа можно вводить любой текст. Кроме того, можно использовать следующие кнопки (см. рис. 2.4 слева направо):
   • кнопка вызова диалогового окна настройки шрифта;
   • кнопка вставки поля количества страниц;
   • кнопка вставки поля текущей страницы;
   • кнопка вставки поля текущей даты;
   • кнопка вставки поля текущего времени;
   • кнопка вставки поля пути к файлу;
   • кнопка вставки поля имени файла;
   • кнопка вставки поля имени листа;
   • кнопка вставки поля изображения;
   • кнопка редактирования свойств изображения, активна только в том случае, когда в колонтитул вставлено поле изображения.
4. Группа флажков позволяет произвести дополнительную настройку режима вывода колонтитулов на печать:
   • Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц — если этот флажок установлен, то в окне, показанном на рис. 2.4, появятся две вкладки, отдельно для колонтитулов четных и нечетных страниц;
   • Особый колонтитул для первой страницы — если этот флажок установлен, то в окне, показанном на рис. 2.4, появятся две вкладки, отдельно для колонтитула первой страницы и остальных страниц;
   • Изменять масштаб вместе с документом — при масштабировании документа, масштаб колонтитулов будет изменяться в той же пропорции;
   • Выровнять относительно полей страницы — колонтитулы будут центрироваться не относительно границ листа, а относительно границ печатной области.

Вкладка Лист позволяет определить, какая именно информация из текущей книги и в каком порядке будет выведена на печать (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Параметры листа

Элементы управления вкладки Лист перечислены ниже.
Поле Выводить на печать диапазон позволяет задать диапазон ячеек листа, который вы хотите вывести на печать. Диапазон задается в виде $A$1:$C$1 и может быть введен вручную, но гораздо удобнее воспользоваться расположенной рядом кнопкой. Щелчок на этой кнопке оставляет на экране только поле ввода (рис. 2.

6), а остальное пространство таблицы оказывается свободным. Вы можете выделять мышью необходимый диапазон ячеек прямо в таблице, не утруждая себя непосредственным вводом значений.

После того как необходимый диапазон выделен, а значения его границ автоматически введены в поле ввода, возвращение к окну Параметры страницы в его полном размере производится повторным щелчком на кнопке, находящейся в конце поля ввода.

Рис. 2.6. Задание диапазона печатаемых ячеек

В области Печатать на каждой странице имеются поля Сквозные столбцы и Сквозные строки. Два этих поля позволяют указать те столбцы или строки, которые являются в таблице заголовочными и должны печататься на каждой странице.

Так же как и в случае выбора печатаемого диапазона, адреса можно задать, непосредственно вводя значения в соответствующие поля, а можно щелчком на кнопке, расположенной в конце поля ввода, перейти к выделению диапазона в таблице.

Флажки и раскрывающиеся списки в области Печать позволяют уточнить некоторые параметры печати:

• сетка — при установленном флажке на печать будут выведены линии сетки таблицы, которые в противном случае печататься не будут;
• черно-белая — после установки этого флажка документ, отформатированный с использованием цветной гаммы и содержащий многоцветные иллюстрации, будет выведен на печать в оттенках серого;
• черновая — установка этого флажка запретит вывод на печать линий сетки и графических объектов, что значительно сократит время печати;
• примечания — этот раскрывающийся список позволяет вам выбрать режим печати примечаний: не печатать их, печатать в конце листа или печатать в тех же местах, где они выводятся на экран в работающей таблице;
• ошибки ячеек как — этот раскрывающийся список позволяет вам выбирать режим печати идентификаторов ошибок в ячейках: не печатать их, печатать их в виде знаков — или #Н/Д, либо в том же виде, в котором они отображаются на экране.

Группа из двух переключателей Последовательность вывода страниц позволяет выбирать порядок вывода страниц на печать и не нуждается в х, поскольку проиллюстрирована рисунком.

Источник: http://Excel2010.ru/nastrojka-parametrov-stranicy-excel-2010.html

Настройка программы Microsoft Excel (стр. 1 из 4)

Министерство образования и просвещения РК.

Казахская Академия Транспорта и Коммуникаций им. Тынышпаева.

Отчет по учебной практике

По теме:___________________________________

• ____________________________________________________________________________________________
• Выполнил:_________________
• Принял:_________________

Алматы 2001

Содержание

1. 1. Введение
2. 2. Разрешение вопросов при настройке Microsoft Excel
3. 3. Изменение изображения на экране
4. 4. Изменение стандартных настроек параметров
5. 5.

   Настройка меню и панелей инструментов

6. 6. Управление запуском Microsft Excel
7. 7. Использование надстроек и дополнительных компонентов
8. 8. Заключение

1. Введение.

Программа Microsoft Excel – организатор любого типа данных, будь они числовыми, текстовыми или какими-нибудь еще. Поскольку в этой программе есть много встроенных вычислительных возможностей, большинство людей обращаются к Excel, когда им нужно создать таблицы для финансовых расчетов.

Такой же популярностью пользуются те возможности Excel, которые служат для построения диаграмм и графиков. С их помощью на основании чисел, введенных в рабочие таблицы для финансовых расчетов, можно построить любые виды диаграмм. Однако ни одна программа не будет работать как надо, без ее предврительной настройки.

Далее я попытался изложить некоторые из возможностей настроек Microsoft Excel.

2. Разрешение вопросов при настройке Microsoft Excel.

• Основные вопросы:
• Отсутствуют некоторые команды и возможности.
• · Требуемая команда или возможность является необязательным компонентом, который не был выбран при установке Microsoft Excel.
• · Команды были убраны из меню и панелей инструментов.

· Открыта книга, которая была специально настроена с помощью программы на Visual Basic. Оригинальные меню и панели инструментов восстановятся при закрытии этой книги или при переходе к другой книге.

1. · Некоторые команды недоступны при работе с диаграммами.
2. · Команда, которая существовала в предыдущей версии Microsoft Excel, была переименована или убрана из Microsoft Excel.
3. В команде «Параметры» отсутствуют требуемые установки.

Многие из настроек, например цвет окон и цвет выделения, а также настройки, связанные со страной: формат даты и времени — являются настройками Windows. Для изменения этих настроек нажмите кнопку Пуск в Windows, наведите курсор на пункт Настройка, а затем выберите пункт Панель управления.

Как изменить панели инструментов и меню, если из меню была убрана команда «Настройка»?

· Если команда Панели инструментов удалена из меню Вид или меню Сервис и Вид удалены из главного меню, то для настройки панели инструментов щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню.

· Для возврата команды Панели инструментов в меню Вид щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню. Далее щелкните меню Вид правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Сброс в контекстном меню.

· Для возврата меню Сервис или Вид в главное меню, щелкните любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Настройка в контекстном меню. Выберите вкладку Команды. Выберите категорию Встроенные меню из списка Категории. Перетащите строку Сервис или Вид из списка Команды в главное меню.

3. Изменение изображения на экране.

3.1. Отображение или скрытие панели инструментов.

Щелкните любую панель инструментов правой кнопкой мыши, а затем установите или снимите флажок рядом с именем нужной панели инструментов в контекстном меню.

3.2. Отображение или скрытие всплывающих подсказок

Выберите команду Настройка в меню Сервис, а затем — вкладку Параметры.

Установите или снимите флажок Отображать подсказки для кнопок.

Примечание. Установка или снятие флажка Отображать подсказки для кнопок влияет на все приложения Microsoft Office.

3.3. Перемещение панели инструментов

Перетащите панель инструментов на новое место. Если подвести панель инструментов к краю окна программы, она автоматически станет закрепленной панелью инструментов.

3.4. Изменение размеров панели инструментов

Чтобы изменить размеры перемещаемой панели инструментов, установите указатель на край панели (он должен принять вид двусторонней стрелки), а затем перетащите этот край.

Примечание. Размер закрепленной панели инструментов изменить нельзя.

3.5. Отображение или скрытие в меню “Файл” списка последних использовавшихся книг

Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Общие.

Установите или снимите флажок Список ранее открывавшихся файлов.

Можно выбрать количество файлов, которые будут отображаться в списке в меню.

Примечание. В меню Файл будет выведен список только тех файлов, которые были открыты и сохранены после установки данного флажка.

3.6. Изменение палитры цветов книги

В каждой книге Microsoft Excel имеется палитра из 56 цветов, которые могут использоваться в ячейках, шрифтах, линиях сетки и графических объектах листа, а также линиях и элементах диаграмм. При наличии цветного монитора для каждой книги можно определить оттенки и интенсивность цветов палитры. При изменении цвета палитры изменяются все элементы книги, форматированные этим цветом.

Палитру можно скопировать из одной книги в другую. Это позволяет использовать одну настроенную нужным образом палитру в нескольких книгах. Например, можно создать собственную палитру для логотипа и стиля фирмы, а затем скопировать ее во все книги, используемые в рекламных материалах.

• Изменение цвета в палитре цветов.
• Откройте книгу, в палитре которой требуется изменить цвет.
• В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Цвет.

1. Выберите цвет, который нужно заменить, и нажмите кнопку Изменить.
2. Чтобы заменить выделенный цвет одним из цветов стандартной палитры, откройте вкладку Обычные и выберите нужный цвет.
3. Чтобы изменить оттенок цвета, выберите вкладку Спектр, а затем измените соответствующие параметры.
4. Примечания.
5. · Чтобы восстановить используемую по умолчанию палитру цветов, нажмите кнопку Сброс на вкладке Цвет.

· Если ячейки или объект копируются в другую книгу, им присваивается цветовая палитра этой книги. Чтобы сохранить при копировании присвоенные объектам цвета, необходимо либо скопировать в эту книгу цветовую палитру исходной книги, либо изменить соответствующие цвета палитры этой книги.

• · Чтобы изменить цвета, устанавливаемые по умолчанию в новых книгах, измените палитру стандартного шаблона книги или палитру, используемую для создания новых книг.
• Копирование палитры цветов в другую книгу.
• Откройте книгу, которой присвоена нужная палитра.
• Перейдите к книге, в которую требуется скопировать палитру.
• В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Цвет.
• В поле Копировать цвета из выберите книгу, содержащую нужную палитру, а затем нажмите кнопку OK.
• 4. Изменение стандартных настроек параметров

4.1. Облегчение работы в Microsoft Excel для людей с физическими недостатками.

В Microsoft Excel существуют возможности, облегчающие процесс чтения и написания для слепых или людей с плохим зрением, а также другими физическими недостатками. К этим возможностям относятся следующие.

· Увеличение размера экрана для книги.

· Исправление в процессе работы орфографических и синтаксических ошибок, а также опечаток. Автоматическое завершение повторяющихся записей в столбце при вводе нескольких начальных символов.

· Возможность создания панели инструментов, содержащей наиболее часто используемые меню и кнопки. Кнопки панели инструментов можно сделать крупнее, а также сгруппировать связанные между собой кнопки.

· Возможность просмотра и печати перечня всех доступных сочетаний клавиш.

· При наличии мыши типа Microsoft IntelliMouse можно выполнять операции прокрутки и масштабирования с помощью одной мыши. Например, можно автоматически перейти в конец документа с помощью одного нажатия кнопки мыши, не используя никаких клавиш.

4.2. Установка по умолчанию рабочей папки диалоговых окон «Открытие документа» и «Сохранение документа».

При первом открытии диалоговых окон Открытие документа и Сохранение документа после запуска Microsoft Excel, текущей по умолчанию является папка «Мои документы». Эта папка по умолчанию является текущей в любой установленной программе Office.

51 по умолчанию устанавливается папка «Personal».

Папка «Мои документы» расположена в корневом каталоге. Папка «Personal» находится в каталоге Windows NT Workstation. Эти папки удобно использовать для хранения документов, книг, презентаций, баз данных и других файлов.

Если установленная по умолчанию активная папка еще не была изменена для отдельной программы, ее можно изменить для всех программ Office, кнопки и команды Открыть документ Office путем переименования и/или перемещения папки «Мои документы».

Для Microsoft Excel изменить активную папку по умолчанию можно как в Windows, так и в Windows NT Workstation 3.51. Изменить установленную по умолчанию активную папку для всех программ Office можно в Windows, в Windows NT Workstation 3.

51 сделать это невозможно.

Источник: https://mirznanii.com/a/111358/nastroyka-programmy-microsoft-excel

Индивидуальная настройка приложений MS Office

• Александр Прохоров, Юрий Семко
• Каждому пользователю — своя настройка
• Индивидуальная установка
• Преемственность настроек в приложениях Office
• Как настроить Office для быстрой работы
• Word 2002
• Excel 2002
• PowerPoint 2002

В
рамках небольшой статьи невозможно
подробно раскрыть такую обширную тему, как
индивидуальные настройки пакета Microsoft Office. Если просто
перечислить все настраиваемые 
функции и для наглядности привести
соответствующие изображения экрана, то
получится книга объемом страниц на двести,
не меньше. Поэтому в данной статье мы
постарались дать лишь классификацию
настроек, показать преемственность
интерфейсных настроек в различных
приложениях Office и несколько подробнее
рассмотреть некоторые опции трех наиболее
часто употребимых приложений MS
Office:
Word,
Excel
и PowerPoint.
Приведенные в данной статье примеры
выполнены на основе локализованной версии
пакета Microsoft
Office
XP.

Каждому пользователю — своя настройка

асто можно услышать чуть ли не обвинения в адрес разработчиков Microsoft Office: «Зачем нужно такое количество опций, если большинство потребителей пользуется всего 20% возможностей пакета программ?»

Это
понятно: когда у программы миллионы
пользователей, то неизбежно, что для одних
слишком много функциональности, а другим и
этого недостаточно.

Мы не будем сейчас
спорить о том, перенасыщен пакет
возможностями или нет, а рассмотрим, как
можно создать программу, имеющую огромное
количество опций и позволяющую работать с
ней тем пользователям, которые знать не
хотят о 90% настроек.

Для того чтобы понять,
насколько это сложная задача, представьте,
что вам необходимо научить группу людей
водить автомобиль, причем одни требуют,
чтобы им рассказали обо всех тонкостях, а
другие хотят изучить лишь азы! Перед
разработчиками MS
Office
стоит похожая задача: предоставить
пользователям универсально настраиваемый
продукт, который одни будут использовать
для набора текста, а другие — для 
разработки сложнейших проектов.

Как же
разработчики MS
Office
решают эту задачу? Основной принцип состоит
в том, что если пользователь не хочет что-либо
настраивать, то за него это должна сделать
сама система, при этом она должна дать
пользователю по умолчанию оптимальный
вариант.

Вследствие этого большинство
настроек в программе установлено для
среднестатистического пользователя и 80%
тех, кто пользуется программой от случая к
случаю, так никогда и не узнают, что они
работали нерационально.

Для пользователей,
не стремящихся вникать в систему настройки,
даже реализована специальная технология (так
называемая технология  IntelliSense),
которая заключается в том, что система сама
отслеживает, какими инструментами вы
пользуетесь, и именно эти инструменты
оставляет на панелях меню.

Данная модель идеально подходит для новичков — профессионалам обычно не нравится, когда они ищут на панели кнопку, которая, оказывается, была убрана системой без предупреждения.

Впрочем, отказаться от этой функции очень легко: необходимо выполнить команду Сервис  → Настройка, выбрать вкладку Параметры (рис. 1) и поставить флажок в пункте Всегда показывать полное меню.

Следует
отметить, что настройки построены по
степени сложности и по доступности, то есть
наиболее часто встречающиеся, что
называется, лежат на поверхности. В любом
приложении есть кнопка меню Вид,
в котором можно добавить либо удалить те
или иные панели.

Есть и более сложные
настройки, например создание собственной
панели, на которой будут размещены только
те кнопки, которые  необходимы
лично вам. Это уже работа для более
продвинутого пользователя.

Следующая
ступень — создание макросов, причем
записать определенную последовательность
действий  (аналогично
тому, как мы записываем кассету на
магнитофоне) вполне под силу большинству
пользователей, которые ознакомились с
наличием такой возможности, а вот для того,
чтобы написать макрос на VBA,
нужно сначала изучить язык
программирования; одним словом, нет предела
совершенству. Вы можете даже написать
приложение, которое, возможно, будут
использовать сотни и тысячи пользователей Office, но подобные «настройки» 
— уже далеко не для всех.

А
теперь перейдем к конкретным возможностям
настроек, и прежде всего к опциям при
инсталляции продукта.

Индивидуальная установка

ервая настройка происходит при установке системы (рис. 1). Вполне возможно, что вам не нужны все те элементы, которые система предлагает вам установить по умолчанию. В процессе первоначальной установки вы можете выбрать стандартную конфигурацию, а система инсталлирует наиболее часто используемые компоненты, при этом остальные разделы можно будет установить в режиме Установка по запросу, что позволит сэкономить место на диске.

Преемственность настроек в приложениях Office

Во
всех приложениях имеется кнопка Вид,
которая отвечает за отображение панелей
инструментов. В любом приложении, щелкнув
правой кнопкой мыши по панели инструментов,
вы вызовете меню, позволяющее добавить/удалить
те или иные инструменты.

Во
всех приложениях имеется доступ к
настройкам по команде Сервис→ Настройка, с помощью которой
можно добавить на панель дополнительные
иконки и определить персональные панели.

Во
всех приложениях есть команда Сервис
→ Параметры, причем в панели Параметры имеется целый ряд вкладок
с одинаковыми названиями и однотипными
функциями для разных приложений.

Все это помогает, освоив одно из
приложений офиса, с легкостью переходить к
настройкам в другом приложении.

Во всех приложениях Office реализован принцип доступа
к важным задачам в едином интегрированном
стиле. Это так называемые Панели области задач, в которых
выполняются операции поиска, открытия или
создания документов, просмотра содержимого
буфера обмена, форматирования документов,
осуществляется Web-доступ к службам
перевода и шаблонов и т.д.

Можно получить доступ к панелям задач, открыв любое приложение Office и выбрав в  меню Вид панель  Область задач. На рис. 2 показано, что панели задач приложений Excel и Word реализованы по единому принципу.

Как настроить Office для быстрой работы

Сэкономить можно и на полноте
отображения документа. Если вы
редактируете большой Word-документ
со множеством рисунков и программа с трудом
справляется с отображением графики, то
можно ускорить работу, настроив режим, при
котором рисунки не отображаются. Для
отключения отображения рисунков выполните
команду Сервис→ Параметры,  выберите
вкладку Вид и
установите флажок в пункте 
Пустые рамки
рисунков. Кстати, аналогичная функция
имеется и в браузере Internet
Explorer,
где вы имеете возможность настроить режим,
при котором Web-странички будут
загружаться без графики, а необходимые
картинки станут подгружаться по мере
необходимости.

Word 2002

ак уже отмечалось,  персональные настройки приложений Microsoft Office объединяет возможность настройки панели инструментов, которая, несмотря на общность параметров для всего пакета, может иметь специфический для данного приложения вид. Совершить эти и другие настройки (такие как способ визуализации документа, наличие линейки, масштаб вывода текста и т.п.) можно через пункт Вид  (рис. 3) главного меню. Настроить панель инструментов можно и с помощью пункта меню Настройка главного меню Сервис.

В панели Параметры, которая доступна по команде Сервис → Параметры (рис. 4), можно настроить огромное количество персональных параметров, разложенных по специальным вкладкам, начиная с настройки режима сохранения и заканчивая вопросами размещения файлов и их совместимости. В частности, именно с помощью вкладки Вид можно запретить отображение рисунков в документе.

Вкладка Общие
позволяет кардинально изменить внешний вид
отображаемого текста — настроить режим Белый текст на синем фоне; здесь же
можно задать параметры Web-документа
и электронной почты.

На вкладке Общие
стоит обратить внимание на флажок Автоматически
обновлять связи при открытии, активация
которого может оказаться очень полезной
при работе с документами, имеющими
перекрестные ссылки на другие объекты Microsoft
Office.

Вкладка Сохранение
служит для определения различных режимов
сохранения. Опция Внедрять
шрифты True Type может быть полезна при передаче
документов в электронном виде другим лицам,
которые могут не иметь соответствующих
шрифтов.

На вкладке Правка
стоит уделить внимание двум опциям: Разрешить
свободный ввод и Учитывать
пробелы при копировании. Весьма полезным
пунктом в данной вкладке является
настройка режима обращения к гиперссылкам:
с использованием клавиши Ctrl
и непосредственно щелчком мыши.

Мне кажется
более удобным, когда доступ к гиперссылкам
идет только при нажатии клавиши Ctrl,
ибо это позволяет избежать ситуации
случайного перехода по гиперссылке при
редактировании документа.

Особое
внимание следует обратить на вкладку Безопасность,
в частности на пункт Режим удаления
личных сведений из файла при его сохранении.

Одной из основополагающих персональных настроек является возможность создания нового стиля редактируемого документа.  Настройка собственного  стиля происходит из пункта главного меню Формат→ Стили и форматирование → Создать стиль (рис. 5).

При этом
новые стили автоматически станут доступны
с панели инструментов и их можно будет
применить к любому из абзацев текста.

Говоря о
персональной настройке, нельзя не
упомянуть о макросах. При включении
регистра макросов программа запоминает все
действия пользователя в виде
соответствующих макрокоманд Visual
Basic,
создавая новую команду. По умолчанию
макросы создаются в шаблоне Normal.dot
и их можно копировать из одного шаблона в
другой.

Процедура создания нового макроса не сложнее записи песни на аудиокассету. Если вы хотите создать макрос для выделенного участка текста, надо до записи выделить участок текста, а если для текста в целом — наоборот, нужно следить за тем, чтобы на момент начала записи не было выделенных участков.

Для записи макроса откройте документ с помощью шаблона, в котором вы хотите сохранить данный макрос, и выполните команду Сервис →Макрос → Начать запись (в результате чего появится окно, показанное на рис. 6), введите имя вашего макроса или примите заданное там по умолчанию.

Если вы вводите другое имя, то оно не должно содержать пробелов и спецсимволов, а также превышать 80 символов. При сохранении макроса в шаблоне Normal.dot он будет доступен как глобальный.

Excel 2002

Начнем с
пункта главного меню Файл
программы Excel.
Выбрав в этом меню пункт Параметры
страницы, можно
вызвать одноименный многостраничный
диалог, в котором можно настроить формат
страниц, ввести колонтитулы и подготовить
документ к печати.

Следующий пункт главного меню — Вид во многом перекликается с предыдущим рассмотренным программным продуктом. Основные настройки интерфейса программы доступны по уже знакомой команде  Вид. Пункт Панели инструментов имеет вложение (рис. 7), которое дает доступ к дополнительному меню, в котором можно настроить дополнительные панели.

Панель Настройка, которая вызывается по команде Сервис→ Настройка, имеет три вкладки. Обратим внимание на вкладку Команды, которая позволяет путем перетаскивания мышью (рис. 8) добавить на панель меню значки необходимых команд.

Наибольшее количество настроек в Microsoft Excel сконцентрировано в разделе главного меню Сервис. Большой интерес представляет собой пункт Надстройки (рис. 9).

Надстройки — это компоненты, позволяющие добавлять к Excel новые команды и новую функциональность.

Например, Пакет анализа дополняет финансовыми, статическими и инженерными функциями, Мастер суммирования создает формулу для суммирования тех данных в списке, которые удовлетворяют заданному условию, и т.п.

Максимальное количество настроек доступно в пункте Параметры, где сконцентрировано целых тринадцать вкладок (рис. 10).

Перечень вкладок и соответствующих настроек приведен в табл. 1.

PowerPoint 2002

owerPoint представляет собой универсальную программу подготовки презентационной графики. Нужно сразу отметить, что настройка PowerPoint гораздо проще, чем двух вышерассмотренных приложений. Основная причина — более узкая направленность этой программы, что делает ее более гармоничной. Рассмотрим самые характерные настройки этого продукта. Многие из рассмотренных настроек Word и Excel совпадают с настройками PowerPoint — это прежде всего относится к пунктам главного меню Вид и Формат. Поэтому при описании настроек PowerPoint ограничимся рассмотрением панели Параметры (рис. 11), наиболее важные параметры этой панели представлены в табл. 2.

В заключение отметим, что сегодня пакет Microsoft Office является одним из самых многофункциональных продуктов, разработанных для персональных компьютеров, поэтому в поле зрения авторов попали далеко не все компоненты и не все опции, которые позволяет настраивать данный пакет программ.

КомпьютерПресс 11'2002

Источник: https://compress.ru/article.aspx?id=12328